ChatWork เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ที่สตาร์ทอัพญี่ปุ่นให้การยอมรับ

Chatwork
Chatwork

สวัสดีค่ะ เพื่อนๆเคยได้ยิน Web service ที่มีชื่อว่า ChatWork กันหรือเปล่าคะ ChatWork คือ business chat tool (เครื่องมือแชทสำหรับธุรกิจ) ที่ถูกพัฒนาให้นำมาใช้สำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ ยกตัวอย่างง่ายๆ ก็คือ เป็นเหมือนกับแอพฯสำหรับส่งข้อความหรือประชุมผ่านวีดีโอคอลในเวอร์ชั่นที่ใช้สำหรับธุรกิจนั่นเอง แต่ ChatWork ยังมีฟังก์ชั่นที่หลากหลายและเหมาะที่จะนำมาใช้กับการติดต่อสื่อสารเพื่อการทำงานค่ะ วันนี้ ANNGLE ขอพาเพื่อนๆ ไปรู้จักกับเครื่องมือแบบใหม่ที่จะเปลี่ยนวิธีการทำงานของเราให้สมาร์ทขึ้นและช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากยิ่งขึ้นค่ะ ตามมาเลยค่าา

ChatWork คือเครื่องมือแชทสำหรับธุรกิจในรูปแบบ cloud สามารถเริ่มใช้งานได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย


ChatWork เป็นบริการที่พัฒนาโดย ChatWork K.K. ของประเทศญี่ปุ่น ซึ่ง ChatWork ไม่ได้เป็นแค่เครื่องมือเพื่อการสื่อสารทางธุรกิจเท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือที่ถูกสร้างขึ้นมาใช้แทนอีเมล โทรศัพท์ ห้องประชุม โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเสริมสร้างการเติบโตของบริษัท ปัจจุบันมีมากกว่า 119,000 บริษัทที่เปลี่ยนวิธีทำงานด้วย ChatWork แล้ว(ข้อมูลเมื่อสิ้นเดือนพฤศจิกายน ปี 2016)

ChatWork ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อ Make Happiness

ปรัชญาทางธุรกิจของบริษัท ChatWork คือ “Make Happiness” บริษัทฯ ให้คำจำกัดความของคำว่า Happiness ไว้ว่า “สภาพจิตใจที่สมบูรณ์” และการที่จะอยู่ในสภาพจิตใจที่สมบูรณ์ ได้นั้น ต้องมีองค์ประกอบสำคัญที่ขาดไม่ได้ 3 ส่วนคือ “ความสมบูรณ์ทางด้านการเงิน” “การมีเวลาที่เพียงพอ” “การมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี” และ เครื่องมือและบริการของ ChatWork ทั้งหมดทั้งมวลนั้นเกิดขึ้นมาเพื่อ “Make Happiness” นั่นเอง

Mr.Toshiyuki Yamamoto (ผู้ก่อตั้งและ CEO บริษัท ChatWork จำกัด)

ChatWork คือ ศูนย์รวมวิธีการทำงานครับ ChatWork ไม่ใช่แค่เครื่องมือสื่อสาร แต่เป็นวิธีการทำงานทั้งหมดของเราที่พัฒนาให้กลายเป็นเครื่องมือ พร้อมกับใส่วัฒนธรรมและแนวคิดของ ChatWork ที่มีมาเข้าไปด้วย 1 วันคนเรามีเวลาแค่ 24 ชั่วโมงเท่านั้น เราคาดหวังให้ลูกค้าได้โฟกัสเฉพาะงานที่ช่วยให้ได้ผลผลิตหรือผลลัพธ์ที่มีมูลค่าสูงขึ้น และหวังว่าจะได้ใช้ชีวิตอย่างมีความสุข ซึ่งแนวความคิดดังกล่าวถูกใส่ไว้ในฟังก์ชั่นเรียบร้อยแล้ว ข้อเท็จจริงที่ว่า “เมื่อใช้งาน ChatWork แล้วการติดต่อสื่อสารดีขึ้น ทำให้การทำงานราบรื่นขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานมีมากขึ้น เวลาทำงานลดลง ผลลัพธ์ที่ได้คือ มีเวลาให้กับครอบครัวมากขึ้น สามารถใช้ชีวิตได้ประจำวันได้อย่างมีความสุข” เหล่านี้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะมอบ “Make Happiness” ให้กับทั้งญี่ปุ่นและประเทศต่างๆทั่วโลก

แนวคิดของท่านผู้บริหารเยี่ยมมากๆเลยว่าไหมคะ ANNGLE ก็เห็นด้วยกับการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเพื่อลดเวลาในการทำงานลงแต่ให้ได้ผลลัพธ์ที่คงที่หรือมากขึ้นนะคะ เพราะเวลามีจำกัดและเราน่าจะได้ใช้เวลาทำในสิ่งที่เราชอบมากกว่าการเสียเวลาไปกับงานที่มีประสิทธิภาพต่ำ ว่าไหมคะ

วิธีการลงทะเบียนและวิธีการใช้งาน ChatWork


ChatWork

4 สิ่งที่สามารถทำได้ด้วย ChatWork

เมื่อพูดถึงบริการ business chat tool เพื่อนๆอาจจะยังนึกภาพตามได้ไม่ชัดเจนมากนัก หลายคนอาจสงสัยว่าแท้ที่จริงแล้ว ChatWork สามารถทำอะไรได้บ้าง ANNGLE จะขออธิบายคร่าวๆดังนี้ค่ะ ChatWork มีฟังก์ชั่นการใช้งานแบ่งได้ใหญ่ๆ 4 อย่างคือ…

1.Group chat
ฟังก์ชั่นในการสร้าง group chat ด้วยสมาชิกจำนวนมาก เพื่อการรับส่งข้อความที่รวดเร็ว ถูกต้อง

2.Task control
ฟังก์ชั่นที่สามารถมอบหมาย task ที่เกิดขึ้นจากการพูดคุยสนทนาทางแชท ใช้ Task control แทนการโน้ตลงกระดาษ สามารถลดความคลาดเคลื่อนของการสื่อสาร เช่น บางครั้งอาจเกิดการเข้าใจผิดว่าพูดไปแล้วหรือยังไม่ได้พูด ได้

3.File transfer
ฟังก์ชั่นที่สามารถส่งไฟล์ได้ทุกชนิด เช่น Word, Excel, รูปภาพ เป็นต้น สามารถส่งได้แม้แต่ไฟล์ขนาดใหญ่ ซึ่งแตกต่างจาก e-mail

4.VDO Chat
ฟังก์ชั่นที่สามารถ VDO chat พร้อมกันได้หลายๆคนผ่านการใช้งานไมค์และกล้องของคอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถประชุมกันอย่างพร้อมหน้าพร้อมตากับผู้ร่วมงานที่อยู่ในที่ห่างไกลหรือออกไปทำงานข้างนอกได้

เพียงสร้าง Group chat แล้วติดต่อสื่อสารกันผ่านทางแชท ไปพร้อมกับมอบหมายงาน และส่งไฟล์ นอกจากนี้ในตอนที่จำเป็นจะต้องทำการประชุม ก็แค่ทำการประชุมผ่านวีดีโอแชท พูดง่ายๆก็คือ เป็นบริการที่จะทำให้การติดต่อสื่อสารในเชิงธุรกิจราบรื่นขึ้นนั่นเอง ที่สำคัญสามารถใช้ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย(ฟังก์ชั่นบางส่วนจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม)

วิธีการลงทะเบียน ChatWork

ที่นี้เริ่มอยากลองใช้จริงแล้วละ ต้องทำไง? ก่อนอื่นต้องทำการลงทะเบียนบัญชีผู้ใช้ (ไม่มีค่าใช้จ่าย) จากเว็บไซต์ ChatWork Official Site

กรอกอีเมลแอดเดรส
อีเมลยืนยันจะถูกส่งไปที่อีเมลแอดเดรสที่กรอกไว้

ในอีเมลที่ส่งมาจาก ChatWork จะมีลิงค์สำหรับคลิกเพื่อยืนยัน ให้คลิกลิงค์ดังกล่าวแล้วจากนั้นใส่ข้อมูลที่จำเป็นเพียงเท่านี้การลงทะเบียนก็เสร็จเรียบร้อย

วิธีการใช้งาน ChatWork

ต่อไปจะเริ่มอธิบายเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน ChatWork เมื่อเปิด ChatWork ขึ้นมาผ่าน Browser ก็จะพบหน้าจอดังต่อไปนี้

หน้าจอ Chatwork

• แชทลิสต์: จะแสดงรายชื่อผู้ใช้งานที่บันทึกเป็น contact ไว้แล้ว และ Group chat ที่เข้าร่วม
• หน้าจอแสดงการสนทนา: จะแสดงข้อความที่พิมพ์เข้าไป, ประวัติการส่งไฟล์, การเพิ่มงาน, งานที่เสร็จเรียบร้อยแล้ว
• ช่องสำหรับพิมพ์ข้อความ: ที่สำหรับพิมพ์ข้อความส่ง
• คำอธิบายหรือโปรไฟล์: ช่องแสดงข้อมูลผู้แชท
• ลิสต์งาน: หน้าจอลิสต์งาน
• setting: ปุ่มการตั้งค่าแต่ละชนิดของ ChatWork
• แบนเนอร์โฆษณา(สำหรับเวอร์ชั่นฟรี): พื้นที่โฆษณา, หากเลือกเป็นเวอร์ชั่นแบบมีค่าใช้จ่ายก็จะไม่ปรากฏ

คร่าวๆก็จะมีประมาณนี้ วิธีการใช้งานเบื้องต้นคือเลือกบุคคลหรือ Group chat จากแชทลิสต์ทางซ้ายมือและทำการส่งข้อความ

วิธีการสร้าง Group chat

วิธีการสร้าง Group chat นั้นให้คลิก “สร้างกลุ่มสนทนาใหม่” จากไอคอน “+” ที่อยู่ข้างๆแชทลิสต์

คลิกไอคอน “+” ที่อยู่ข้างๆแชทลิสต์หรือรายการสนทนา
คลิก “สร้างกลุ่มสนทนาใหม่”

ใส่ “ชื่อกลุ่มสนทนา” “คำอธิบาย” คลิกเลือกสมาชิกที่จะเพิ่มเข้าใน group chat แล้วคลิก “สร้าง”

ใส่ “ชื่อกลุ่มสนทนา” “คำอธิบาย” คลิกเลือกสมาชิกที่จะเพิ่มเข้าใน group chat แล้วคลิก “สร้าง”

เพียงเท่านี้ก็สร้าง Group chat เสร็จเรียบร้อยแล้ว กลุ่มแชทที่สร้างนี้จะไปปรากฏที่แชทลิสต์ทางด้านซ้ายมือ

วิธีการเพิ่มงาน

ต่อไปจะลองใช้ฟังก์ชั่นที่น่าจะใช้งานบ่อยที่สุดใน ChatWork นั่นก็คือ “Task Control Function” หรือฟังก์ชั่นจัดการงาน

มาลองเพิ่ม task กันดีกว่า

สามารถเพิ่ม task ได้ตรงช่องพิมพ์งานที่อยู่ตรงขวาล่างของหน้าจอ
พิมพ์รายละเอียดของงานแล้วคลิก “เพิ่มงาน”
งานที่เพิ่มเข้าไปจะแสดงตรงหน้าการสนทนา
เมื่องานเสร็จแล้วคลิก “เสร็จสิ้น” ตรงลิสต์งานบริเวณมุมขวาล่าง
เมื่อคลิก “เสร็จสิ้น” จะแสดงผล “งานเสร็จสิ้น” ที่หน้าการสนทนา

วิธีส่งไฟล์

ต่อไปเป็นวิธีการส่งไฟล์ค่ะ

คลิกไอคอนคลิปหนีบกระดาษตรงมุมซ้ายบนของช่องพิมพ์ข้อความ
หน้าจอเลือกไฟล์จะปรากฎออกมาให้เลือกไฟล์ที่ต้องการส่ง
เมื่อไฟล์อัพโหลดเรียบร้อยแล้วจะแสดงผลที่หน้าจอการสนทนา

การส่งไฟล์นั้นสามารถส่งไฟล์ได้ด้วยวิธีการ drag & drop และยังสามารถส่งแบบหลายไฟล์ได้อีกด้วย แถมยังสามารถส่งไฟล์ที่มีขนาดใหญ่ได้อีกด้วยเช่นกัน ถ้าเป็นการส่งไฟล์ผ่าน e-mail ก็จำเป็นจะต้องคำนึงถึงเรื่องขนาดของไฟล์ แต่ถ้าเป็น ChatWork แล้วละก็ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ขนาดเล็กหรือใหญ่ ก็สามารถส่งได้สบายเลยค่ะ

การใช้งาน VDO chat

ต่อไปเป็นวิธีการใช้งาน VDO chat ค่ะ

เลือก group chat จากนั้นคลิกที่ไอคอนรูปกล้องตรงมุมซ้ายบนของช่องพิมพ์ข้อความ

จะปรากฏหน้าจอแบบนี้ขึ้นมา เพิ่มสมาชิกเข้าไปแล้วคลิก “วิดีโอสนทนา”

เลือกสมาชิกสำหรับ ChatWorkLive แล้วคลิก “วีดีโอสนทนา”

พอคลิกแล้วก็จะเร่ิมสนทนาได้เลย

วิธีเพิ่มรายชื่อ

ChatWork สามารถใช้งานได้ก็ต่อเมื่อสมัครบัญชีผู้ใช้งานเรียบร้อยแล้ว ดังนั้นจำเป็นจะต้องให้ฝ่ายตรงข้ามที่เราต้องการสนทนาด้วยทำการลงทะเบียนเป็นผู้ใช้งานเสียก่อน

วิธีการนั้นมีอยู่ 2 วิธี คือ สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ลงทะเบียนบัญชีผู้ใช้งานของ ChatWork จะต้องทำการส่งเมลเชิญไปก่อน สำหรับผู้ที่ใช้งาน ChatWork อยู่แล้วนั้น ให้ทำการค้นหาจาก “ChatWork ID” หรือ “อีเมลแอดเดรส” จากนั้นก็ส่งคำขอเพิ่มรายชื่อ

คลิกไอคอน “รายชื่อ” ตรงมุมขวาบนของหน้าจอ
หากต้องการเชิญผู้ร่วมงานที่ยังไม่เคยใช้ ChatWork ให้กรอกอีเมลแอดเดรส แล้วคลิก “ส่ง”
หากต้องการค้นหาผู้ใช้ ChatWork สามารถค้นได้โดย พิมพ์ ชื่อ, ChatWork ID หรืออีเมลแอดเดรส

สรุป

ที่จริงแล้วยังมีอีกหลายฟังก์ชั่นเลยค่ะที่ช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้น แต่ครั้งนี้ขอแนะนำเพียงเท่านี้ก่อนสำหรับการใช้งานขั้นพื้นฐาน หลังจากได้อ่านบทความอย่างละเอียดแล้ว เพื่อนๆน่าจะพอนึกภาพออกบ้างแล้วใช่ไหมคะว่า ChatWork สามารถใช้งานได้อย่างไร และน่าลองใช้แค่ไหน

กอง บ.ก. ANNGLE ก็ใช้ ChatWork มาเป็นปีแล้วค่ะ รู้สึกว่าการติดต่อทั้งภายในบริษัทและนอกบริษัท ภายในประเทศและนอกประเทศราบรื่นขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นหลายเท่าตัวเลยทีเดียวค่ะ

นี่ก็เป็นอีกหนึ่งบริการ made in Japan ที่น่าสนใจเป็นอย่างมากค่ะ ที่สำคัญมีแบบที่ไม่เสียค่าใช้จ่ายด้วย ลองสมัครใช้งานกับเพื่อนร่วมงานหรือคู่ค้าดูก็ไม่เสียหายนะคะ

ChatWork

เราคือเว็บไซต์ที่นำเสนอเรื่องราวและประสบการณ์เกี่ยวกับญี่ปุ่นเชิงสร้างสรรค์สำหรับคนรักญี่ปุ่นโดยเฉพาะ!

More Stories
เหล่าโปเกมอนสร้างจาก AI ที่อาจกลายเป็นตัวละครในอนาคต!