การสัมมนาปรับตัวเพื่อทำงานร่วมกับองค์กรญี่ปุ่น

ในวันที่ 19 มีนาคม 2560 คณะนิเทศน์ศาสตร์ จุฬาลงรณ์มหาวิทยาลัย ได้เปิดสัมมนา Cross Over ก้าวข้ามท้าทายในองค์กรข้ามชาติ ซึ่งทางบริษัท Omotenashi Association Recruitment ได้รับเชิญเพื่อบรรยายการปรับตัวเพื่อทำงานร่วมกับองค์กรญี่ปุ่น โดย เตชิต กรรณีวงศ์

ในปัจจุบันองค์กรหรือบริษัทญี่ปุ่นได้ขยายฐานการผลิตและขยายตลาดมายังต่างประเทศ รวมถึงประเทศไทยด้วย โดยตามข้อมูลของสภาหอการค้าญี่ปุ่น ประจำประเทศไทย มีบริษัทญี่ปุ่นที่ได้ลงทะเบียนเป็นสมาชิกในปี 2016 ทั้งหมด 1,707 แห่ง และมีมูลค่าการลงทุน ประมาณ 31,740 ล้านบาท ซึ่งมีหลายๆแบรนด์ที่คนไทยคุ้นเคยและรู้จักกันดี เช่น TOYOTA, HONDA, OOTOYA, Yoshinoya, Sony, UNIQLO, JAL, TOSHIBA และอื่นๆ

มีคำถามว่า ทำไมบริษัทญี่ปุ่นถึงเติบโตได้มากถึงเพียงนี้

คำตอบคือ ลักษณะของคนญี่ปุ่นที่ทำให้เกิดการพัฒนาได้มากถึงเพียงนี้

คนไทยมีมุมมองต่อคนญี่ปุ่น คือ เป็นคนประณีต เป็นคนละเอียดอ่อน เป็นคนสุภาพ เป็นคนจริงจัง และอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งสิ่งที่ทำให้คนญี่ปุ่นเป็นเช่นนี้ มีส่วนประกอบ 3 ส่วนด้วยกัน

  1. ลักษณะภูมิประเทศที่เป็นเกาะ ไม่มีส่วนที่ติดกับประเทศอื่นๆ ทำให้ต้องพึงพาตัวเอง และให้ความสำคัญกับส่วนรวม ทุกคนต้องมีเท่ากัน ไม่มีใครมีมากกว่า ยกตัวอย่าง ตอนเหตุการณ์ซึนามิ ที่คนญี่ปุ่นต่อคิวเพื่อรับน้ำดื่ม และได้รับตามจำนวนที่จำกัด โดยไม่มีใครเอาเปรียบกัน
  2. ประเทศญี่ปุ่น เป็นประเทศแพ้สงคราม และจำเป็นต้องชดเชยค่าเสียหายแก่ประเทศที่ไปรุกราน ทำให้รัฐบาลจำเป็นต้องรัดเข็มขัดอย่างมาก มีผลคือ ประชาชนอดยาก ทำให้มีความจำเป็นต้องปิดประเทศเพื่อพัฒนาฟื้นฟู นั้นทำให้คนญี่ปุ่นเป็นคนมีระเบียบ และใส่ใจรายละเอียด เนื่องจากความอดยากนั้นทำให้จำเป็นวางแผนอย่างมาก รวมถึงต้องระมัดระวังในทุกๆก้าว
  3. เป็นประเทศที่ยึดมั่นในตัวตน คือ คนญี่ปุ่นไม่ค่อยชอบการเปลี่ยนแปลง คนญี่ปุ่นมองว่า การเป็นประเทศที่แพ้สงครามมีผลดีคือ ได้รักชาติและคงความเป็นเอกลักษณ์ นั้นทำให้มีญี่ปุ่นจนถึงทุกวันนี้

สิ่งเหล่านี้รวมกันทำให้เป็นคนญี่ปุ่น และก่อให้เกิดการทำงานที่เป็นลักษณะที่เป็นเอกลักษณ์ขององค์กรญี่ปุ่น โดยลักษณะ 8 อย่าง คือ

  1. การจ้างงานตลอดชีวิต ซึ่งเป็นลักษณะเดิมของคนญี่ปุ่นที่ไม่ชอบการเปลี่ยนงาน และจะจ้างงานตั้งแต่เรียนจบ จนถึงเกษียรอายุ
  2. การนับถือผู้สูงอายุ ซึ่งเป็นลักษณะเดิมของคนญี่ปุ่นที่นับถือผู้ที่มีอายุงานมากกว่า เพราะถือว่ามีประสบการณ์การทำงานที่มากกว่า
  3. การตัดสินใจแบบริงงิ คือเป็นการตัดสินใจแบบ Bottle up ทุกคนในองค์กรจะมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ และเปิดโอกาสให้ระดับพนักงานเสนอแนวคิด เพราะคนที่ปฏิบัติหน้างานจริงๆคือระดับพนักงาน และถึงแม้ระดับบริหารไม่เห็นด้วย แต่ถ้าทุกคนเห็นด้วย ก็ต้องเคารพการตัดสินใจ แต่ข้อมูลต้องพิสูจน์ได้
  4. การประชุมเช้า (โชเร) คนญี่ปุ่นจะให้ความสำคัญกับประชุมเช้า เนื่องจากเป็นโอกาสที่จะแชร์ข้อมูลต่างๆเช่น รายได้ของบริษัท ยอดขายของบริษัท จำนวนลูกค้าในปัจจุบัน และนำไปสู่เป้าหมาย ที่จะต้องคอยตอกย้ำเพื่อให้เป้าสำเร็จ รวมถึงการแชร์ความรู้สึก เช่น เป้าหมายของชีวิต ทำให้ทุกคนต่างให้กำลังใจกัน
  5. การตรงต่อเวลา คนญี่ปุ่นมองว่า เวลาเป็นต้นทุนที่ไม่สามารถกลับคืนได้ และเวลาทุกๆนาทีมีค่า
  6. ระบบงานที่ชัดเจน องค์กรญี่ปุ่นจะปรับโครงสร้างของบริษัทไม่บ่อย เพราะอาจจะทำให้เสียระบบการทำงาน และญี่ปุ่นมองตั้งแต่กระบวนการ ที่ส่งผลต่อผลลัพธ์ ซึ่งมีความเชื่อว่า ถ้าระบบถูกต้อง ผลลัพธ์ก็จะถูกต้อง ทำให้ปรัชญาแนวคิดของบริษัทมีความชัดเจน และคอยตอกย้ำสิ่งเหล่านี้ผ่านการประชุมเช้า
  7. ความเหลื่อมล้ำในการทำงาน ซึ่งเป็นลักษณะการทำงานเป็นทีม เนื่องจากทุกคนจะรู้เนื้องานของเพื่อนร่วมงาน แต่อาจะไม่มาก ซึ่งมีผลต่อการบริการลูกค้า ที่สามารถตอบรับได้ไม่มากก็น้อย แต่ที่แน่ๆลูกค้าไม่ต้องรอจนกว่าคนที่รับผิดชอบจะมา
  8. การแลกบัตร คนญี่ปุ่นให้ความสำคัญมาก เพราะถือว่านามบัตรคือตัวแทนของบริษัท ตัวแทนของคน

สิ่งเหล่านี้จะเป็นลักษณะที่เป็นเอกลักษณ์ขององค์กรญี่ปุ่น ซึ่งการทำงานย่อมเกิดปัญหาต่างๆและจำเป็นต้องแก้ไขให้เร็วที่สุด ซึ่งนำไปสู่แนวคิดต่างๆ โดยที่องค์กรญี่ปุ่นจะให้ความสำคัญกับแนวคิด 3 แนวคิด คือ

PDCA – Plan, Do, Check, Action ที่จำเป็นต้องวางแผน ลงมือทำ ตรวจสอบ และนำไปปฏิบัติ

ตัวอย่าง นายสมชายตั้งใจวางแผนว่าจำทำงานเสร็จภายใน 11 โมง แต่แล้วพองานเสร็จเป็นเวลา บ่าย 3 เค้าทำการตรวจสอบว่าเกิดอะไรขึ้น จนมาทราบว่า วางตำแหน่งของอุปกรณ์ที่ไม่เป็นระเบียบ จึงได้ทำการจัดของเป็นระเบียบ และวันต่อมาเริ่มใหม่ ปรากฏว่า เสร็จภายในเวลาที่กำหนด

Hansei  คือ การทบทวนตัวเอง คนญี่ปุ่นทำงานเสร็จแล้วจะให้เวลาในการทบทวนตัวเอง หรือเรียกได้ว่าเป็น Feedback ที่จำเป็นต้องการพัฒนาในครั้งต่อไป อาจจะเป็นข้อเสียที่ต้องปรับปรุง หรือข้อดีในการต่อยอดต่อ

Hou Ren Sou คือ รายงาน ติดต่อ ปรึกษา โดยองค์กรญี่ปุ่นจะให้แนวคิดนี้สำคัญมากๆ เพราะเมื่อเกิดปัญหาหรือความคืบหน้า จำเป็นต้องรายงานเพื่อทราบข้อมูลต่างๆ และจำเป็นต้องติดต่อให้เร็วที่สุด เพื่อให้ข้อมูลนั้นไปถึงผู้รับ และปรึกษาทุกๆเรื่องเผื่อมีไอเดียใหม่ๆที่จะนำไปสู่การปรับปรุงและการพัฒนา และมีแนวคิดอีกมากมายที่สำคัญ เช่น Kaizen, 3Mu เป็นต้น

และในตอนท้ายได้มีกรณีศึกษาของบริษัทญี่ปุ่น 3 บริษัท คือ

Japan Airline หรือ JAL ซึ่งในปี 2009 บริษัทแห่งนี้มีหนี้สินมหาศาลและเกือบล้มละลาย โดยได้ปลดพนักงาน คิดเป็น 30% ของพนักงานทั้งหมด และรายเครื่องบิน 60 ลำ ซึ่งสุดท้ายได้คุณ Kazuo Inamori ผู้ก่อตั้งเคียวเซร่า คอเปอร์เรชั่น มาบริหารกิจการ โดยปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร โดยให้ความสำคัญกับคนในองค์กรทุกๆตำแหน่งตั้งแต่ระดับพนักงานทั่วไปจนถึงระดับบริหาร และตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นและปรับโครงสร้าง จนปัจจุบันมีผลประกอบการเป็นกำไร

Lawson เป็นร้านสะดวกซื้อที่มียอดขายสูงเป็นอันดับ 3 ของญี่ปุ่น และในสภาพเศษรฐกิจที่มีการแข่งขันที่เข้มข้น ได้เชิญผู้บริหารรุ่นใหม่มาพัฒนาองค์กรให้มีความขับเคลื่อนอย่างสร้างสรรค์อย่างคุณ Niinami Takeshi ซึ่งมีแนวคิดทุกอย่างถูกขับเคลื่อนด้วยคน โดยเปิดโอกาสให้พนักงานแบ่งงานเป็นกลุ่ม แนะนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่จะวางขายในร้าน หรือออกแบบอาหารกล่องที่จำวางขายในโอกาสพิเศษ โดยที่จะคำนึงถึงต้นทุน ยอดขาย ผลประกอบการด้วย นั้นทำให้คนในองค์กรมีความสามารถในการขับเคลื่อน

TOYOTA เป็นองค์กรระดับโลก และมีแนวคิดที่สำคัญคือ Monozukuri -> Hitozukuri -> Yumezukuri

Monozukuri คือ แนวคิดด้านการผลิต ให้มีคุณภาพที่สูง ผลิตสินค้าให้สร้างสรรค์ สามารถตอบสนองความต้องการลูกค้าได้ พร้อมทั้งส่งสินค้าภายในเวลากำหนด

Hitozukuri คือ แนวคิดต่อยอด Monozukuri ที่มองว่า เครื่องจักรหรืออุปกรณ์จำเป็นต้องใช้คน จึงต้องพัฒนาทักษะ ความสามารถของคน สร้างคนที่มีคุณภาพ

Yumezukuri คือ แนวคิดต่อยอด Hitozukuri ที่คนทุกคนมีความฝัน และอยากให้ฝันเป็นจริง ซึ่งองค์กรจะตอบสนองความฝันให้เป็นจริงได้โดยความร่วมมือทั้งสองฝ่ายคือ องค์กรและบริษัท

ที่มาของภาพ : j-mannergyro-n

ชอบบทความนี้กดไลค์ให้กำลังใจนักเขียนที่นี่ค่ะ