, ,

เหตุผล 4 ข้อที่ทีมงาน ANNGLE เลือกใช้ ChatWork เป็นตัวช่วยในการทำงาน

ChatWork เครื่องมือแชทสำหรับเรื่องงานโดยเฉพาะ !

ทุกวันนี้เราคงปฏิเสธไม่ได้ว่าเทคโนโลยีมีความสำคัญต่อชีวิตประจำวันของคนเรามากขึ้นเรื่อย ๆ โดยเฉพาะในด้านธุรกิจที่ได้เทคโนโลยีมาช่วยให้การทำงานทั้งสะดวก ง่าย และรวดเร็วขึ้นกว่าเดิม วันนี้จะขอพูดถึง ChatWork เครื่องมือแชทสำหรับธุรกิจที่ ANNGLE กำลังใช้อยู่ มาพร้อมคุณสมบัติเด่น ๆ มากมายที่ช่วยให้การทำธุรกิจเป็นเรื่องง่ายขึ้น เรามาดู 4 เหตุผลที่ทำให้ ChatWork เป็นเครื่องมือแชทที่มีประสิทธิภาพสูงถูกใจทีมงาน ANNGLE กันดีกว่าค่ะ

ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการใช้เครื่องมือแชทในการทำงานของทีมงาน ANNGLE

ปัจจุบันแทบจะทุกคนที่ใช้เครื่องมือแชทในการติดต่อสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อส่วนตัวหรือเรื่องงาน แต่เครื่องมือแชทส่วนใหญ่ไม่ได้ออกแบบมาให้เหมาะสำหรับใช้เพื่อติดต่อเรื่องงาน จึงทำให้เกิดปัญหาขึ้นบ่อยๆ ยกตัวอย่างปัญหาที่เกิดขึ้นกับ ANNGLE…

“ไม่รู้ว่าใครตอบเมสเสสของใครงงไปหมด”

ในการแชทกันเป็นกลุ่ม ข้อความจากสมาชิกในกลุ่มที่ส่งมาในเวลาไล่เลี่ยกันหลาย ๆ ข้อความ ถามกันไปตอบกันมาจนไม่รู้ว่าใครตอบข้อความไหนกันแน่ อย่างเวลาเราตั้งใจจะตอบคำถามของคนนึงในกลุ่ม แต่เกิดมีอีกคนพูดเรื่องอื่นแทรกเข้ามา เลยงงกันไปหมดว่าใครตอบใครกันแน่ บางทีถ้ายุ่ง ๆ กว่าจะได้ตอบก็ผ่านไปนานจนคนถามลืมไปแล้วด้วยซ้ำว่านี่ตอบมาเรื่องอะไร

“ลืมงานที่ต้องทำ”

ก่อนหน้านี้ ANNGLE ใช้วิธีการมอบหมายงานผ่านแอพลิเคชั่นสำหรับแชททั่วไป ปัญหาใหญ่ที่พบคือ “ลืม” ค่ะ ยิ่งถ้ามีงานเข้ามาพร้อมกันหลาย ๆ งานแล้วไม่ได้จดไว้โอกาสที่จะลืมหรือทำงานตกหล่นมีสูงมาก เพราะข้อความใหม่ก็จะดันข้อความเก่า ๆ จนหายไป กว่าจะเลื่อนกลับไปดูก็เสียเวลาแถมหาไม่ค่อยเจอจนชวนให้หงุดหงิดอีก อย่างแชทระหว่างผู้ช่วยบ.ก. ANNGLE กับ บ.ก. ANNGLE โดยปัญหาที่พบบ่อยคือผู้ช่วยบ.ก.บอกให้บ.ก.แจ้งนักเขียนเกี่ยวกับฟีดแบ็คบทความหรือต้องการให้แก้ไขบทความ แต่เนื่องจากจำนวนนักเขียนมีเยอะมากและมีเรื่องอื่น ๆ ที่ต้องแชทคุยกันเยอะ ทำให้บางครั้ง บ.ก. ลืมแจ้งนักเขียน! ผลที่ตามมาคือนักเขียนไม่ได้รับฟีดแบ็คบทความ การแก้ไขบทความจึงล่าช้า บทความจึงโพสต์ได้ช้า เกิดผลเสียทั้งกับตัวเว็บเองและนักเขียนด้วย!!

“คุยผ่านแอพฯแชท แต่ส่งไฟล์ต้องส่งผ่านเมล”

ทั้งๆที่คุยผ่านแอพฯแชทเหตุไฉนจึงต้องส่งไฟล์ผ่านเมล? คุยไม่ปะติดปะต่อเอาเสียเลย แถมบางครั้งการส่งไฟล์รูปถ้าขนาดใหญ่เกินก็ส่งทางเมลไม่ได้อีก แล้วต้องมานั่งคอยถามกันว่า “เช็คเมลแล้วหรือยัง?” ยกตัวอย่าง การส่งไฟล์รูปที่ใช้ในบทความให้กราฟฟิคดีไซน์เนอร์แก้ไข ถ้าส่งรูปผ่านแอพฯแชทจะทำให้รูปถูกปรับขนาดให้เล็กลงโดยอัตโนมัติ ไม่สามารถนำมาใช้งานได้ จึงต้องใช้วิธีส่งทางเมลหรือทางช่องทางอื่นแทน แต่ว่าเราทำกันแบบนี้เป็นประจำเป็นปกติ จนลืมไปแล้วว่าลักษณะการทำงานเช่นนี้ทำให้ประสิทธิภาพของงานลดลงไปขนาดไหน อีกทั้งยังเสียเวลาอีกต่างหาก

ทีมงาน ANNGLE ค้นพบแสงสว่าง!


ปัญหาข้างต้นทำให้ทีมงานปวดขมับไปตามๆกัน จนวันนึงไดเรคเตอร์หนุ่มร่างสูงบางผู้ก่อตั้ง ANNGLE มิสเตอร์เคน ก็ไปพบเครื่องมือสื่อสารเพื่อการทำงานโดยเฉพาะ นั่นก็คือ ChatWork และเมื่อได้ลองหาข้อมูลดูก็พบว่าหลายๆร้อยบริษัทสตาร์ทอัพในญี่ปุ่นก็เลือกใช้ ChatWork เป็นเครื่องมือติดต่อสื่อสารกันภายในและนอกองค์กร นี่จึงเป็นจุดเริ่มต้นให้ ANNGLE ลองนำ ChatWork มาทดลองใช้ ทีมงาน ANNGLE ทดลองใช้มาเป็นระยะเวลาประมาณ 1 ปี ก็ค้นพบว่า ChatWork นี่แหละตอบโจทย์การทำงานของเราได้เป็นอย่างดี อีกทั้งยังแก้ปัญหาในการทำงานที่แก้ไม่ตกมานานแสนนานได้อีกด้วย!

เหตุผล 4 ข้อที่ ChatWork ตอบโจทย์การทำงานของ ANNGLE

(1) เลือกตอบกลับเฉพาะข้อความที่ต้องการจะตอบแบบไม่มีงง

ChatWork มีตัวช่วยเป็นตัวเลือกในการตอบกลับแต่ละข้อความ อยากตอบข้อความไหนก็คลิก “ตอบกลับ” หรืออยากจะอ้างอิงข้อความไหนก็สามารถคลิก “อ้างอิง” ข้อความได้ในทันทีแค่คลิกเดียวเท่านั้น ทำให้ไม่ต้องงงว่าใครส่งข้อความถึงใครหรือตอบข้อความไหนอีก ทีนี้ไม่ว่าจะคุยกันเรื่องงานหรือเรื่องเล่นก็ไม่ต้องเผชิญกับปัญหาชวนมึนหัวแบบแต่ก่อนแล้วค่ะ

(2) มอบหมายงานด้วยการเพิ่ม Task

สิ่งที่ทำให้ ChatWork แตกต่างจากเครื่องมือแชทอื่น ๆ ก็คือฟังก์ชั่นเพิ่ม Task ค่ะ ฟังก์ชั่นนี้ช่วยให้เราระบุงานที่ตัวเองต้องทำ รวมถึงมอบหมายงานให้คนอื่นได้ คล้าย ๆ กับเป็น to do list ที่จะขึ้นโชว์ให้เราเห็นจนกว่าเราจะทำงานนั้นเสร็จ ช่วยให้เราบริหารจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในการแชทคุยกันบางเรื่องก็กลายเป็น to do หรืองานที่จะต้องทำ การที่สามารถเพิ่มงานเข้าไปในหน้าแชทได้เลยเนี่ยเรียกได้ว่าเวิร์คสุดๆเลยละค่ะ ปัญหา “ลืมงาน”ของทีมงาน ANNGLE ก็ไม่เกิดขึ้นอีกเลย เจ๋งสุดๆ

จุดที่น่าสนใจของฟังก์ชั่นเพิ่ม Task ก็คือเราสามารถใส่วันกำหนดส่งงานได้ ช่วยให้เราวางแผนจัดเวลาการทำงานได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะในกรณีที่มีหลายงานและต้องเลือกทำงานตามลำดับความสำคัญ แค่มีฟังก์ชั่นเพิ่ม Task ซะอย่างก็เอาอยู่แล้ว พอทำงานเสร็จเมื่อไหร่ก็แค่กดปุ่ม Done เป็นอันจบ นอกจากจะช่วยให้เรารู้ว่าทำอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง ยังเป็นการแจ้งให้ผู้สั่งงานรับรู้ไปพร้อม ๆ กันด้วยว่าเราทำงานเสร็จแล้ว โดยที่ไม่ต้องทักแชทไปว่า “งานนี้เสร็จแล้วนะคะ” ให้เสียเวลาเลย

(3) ส่งไฟล์ได้ถึง 5 กิกะไบต์

เชื่อว่าหลายคนน่าจะเคยแชทเรื่องงานด้วยแอพลิเคชั่นอื่น ๆ แล้วส่งไฟล์ต่าง ๆ ผ่าน E-MAIL ทีมงาน ANNGLE เองก็เคยทำแบบนั้นเหมือนกันค่ะ อย่างการส่งไฟล์รูปกราฟฟิคหรือไฟล์ excel ที่เป็นต้นฉบับของบทความโฆษณาที่ส่งให้ลูกค้าเช็คก่อนโพสต์จริงซึ่งเป็นไฟล์ที่มีขนาดใหญ่มาก พอส่งเมลไปแล้วก็ต้องมาส่งข้อความถามว่า “ส่งไฟล์ไปทางเมลแล้ว กรุณาเช็คด้วยค่ะ” หรือ “ส่งเมลไปแล้วอ่านหรือยังคะ” แต่เคยรู้สึกบ้างไหมคะว่าบทสนทนาเหล่านี้ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดต่ำลง แถมยังยุ่งยากซ้ำซ้อนกับการที่ต้องมาแยกแชทและไฟล์ออกจากกัน เราจึงได้นำเอา ChatWork มาใช้เพื่อแก้ปัญหาตรงจุดนี้ เพราะ ChatWork นอกจากจะแชทกันได้แล้วยังสามารถส่งไฟล์ได้ถึง 5 กิกะไบต์ (free plan) ทำให้เราส่งไฟล์งานต่าง ๆ ทั้งขนาดเล็กและใหญ่ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเปลี่ยนไปใช้ E-MAIL ส่งไฟล์ให้เสียเวลาอีกต่อไป เรียกได้ว่างานทุกอย่างทำได้หมดด้วย ChatWork จริง ๆ ค่ะ

(4) มีฟังก์ชั่นและแนวคิดที่น่าสนใจมากมายแบบที่แอพฯแชทอื่นๆไม่มี

นอกจากฟังก์ชั่นที่ช่วยตอบโจทก์การทำงานของทีมงาน ANNGLE ตามที่ได้กล่าวมาแล้ว ChatWork ยังมีฟังก์ชั่นที่น่าสนใจอีกมากมาย ครั้งนี้จะขอยกตัวอย่างเด่นๆมาแนะนำให้เพื่อนๆรู้จักกันนะคะ

■ ฟังก์ชั่นแก้ไขข้อความที่ส่งไปแล้ว

เคยรู้สึกหงุดหงิดกันไหมคะ เวลาที่ส่งข้อความไปแล้วเพิ่งมาเห็นทีหลังว่าพิมพ์ผิดมั่งล่ะ ส่งผิดคนมั่งล่ะ แล้วก็ทำอะไรไม่ได้เลยนอกจากพิมพ์ขอโทษแล้วส่งไปใหม่อีกรอบ หรืออีเมลที่ส่งไปแล้วก็ไม่สามารถแก้ไขอะไรได้อีก แต่ว่าการคุยเรื่องงานนั้นความถูกต้องแม่นยำเป็นสิ่งสำคัญมาก ถ้าเป็นไปได้ก็ไม่อยากให้ข้อความที่ส่งออกไปผิดหรอกจริงไหมคะ ChatWork ก็เลยเข้ามามีบทบาทสำคัญตรงนี้ ให้เราสามารถแก้ไขหรือแม้แต่ลบข้อความที่เราส่งไปแล้วได้ ทำให้ปัญหานี้หมดไปโดยสิ้นเชิง นอกจากจะช่วยให้เราแก้คำผิดหรือลบข้อความที่ส่งผิดได้แล้ว ANNGLE ยังเห็นประโยชน์อีกอย่างของการแก้ไขข้อความตรงที่เราสามารถเพิ่มเติมรายละเอียดในข้อความที่ส่งไปแล้วได้ด้วย เช่น แก้ไขวันเวลานัดหมาย หรือเปลี่ยนแปลงสถานที่รวมพล โดยที่ไม่จำเป็นต้องส่งข้อความใหม่อีกรอบให้เกิดความสับสนเลยค่ะ

■ แนวคิดใหม่!ตั้งใจไม่ให้มีฟังก์ชั่น “อ่านแล้ว”

เดี๋ยวนี้ไม่ว่าเครื่องมือแชทไหน ๆ ก็มีฟังก์ชั่นที่แสดงให้เห็นว่าข้อความที่ส่งไปถูกอ่านแล้วหรือยัง ไม่เว้นแม้แต่การสนทนาแบบกลุ่มที่แสดงให้เห็นว่าใครอ่านข้อความของเราแล้วบ้าง ซึ่งหลายคนอาจจะรู้สึกดีที่เห็นว่าฝ่ายตรงข้ามอ่านข้อความแล้วหรือไม่ แต่ว่าบางทีมันก็เหมือนกับดาบสองคมที่สร้างความลำบากใจให้กับผู้รับข้อความเหมือนกัน เพราะเมื่อเปิดอ่านข้อความปุ๊บ ฝ่ายส่งข้อความก็จะเห็นว่าเราเปิดอ่านแล้วด้วย จึงเป็นสาเหตุให้หลายคนเลือกที่จะไม่เปิดอ่านข้อความจนกว่าจะมีเวลาตอบ ซึ่งหากเป็นเรื่องงานอาจทำให้เสียงานหรือเสียโอกาสทางด้านธุรกิจไปเลยก็ได้

ChatWork จึงแก้ปัญหานี้ง่าย ๆ ด้วยการไม่มีฟังก์ชั่น “อ่านแล้ว” ให้เห็น เพื่อให้เราเลือกตอบข้อความก่อนหลังตามลำดับความสำคัญได้อย่างอิสระ เพราะเวลาทำงานเราอาจจำเป็นต้องรีบเปิดอ่านข้อความที่คู่สนทนาส่งมา แต่ไม่ได้หมายความว่าเราจะให้คำตอบได้ในทันที เพราะบางเรื่องต้องผ่านการคิด วางแผน หรือจัดสรรเวลาก่อน ฟังก์ชั่น “อ่านแล้ว” ในเครื่องมือแชททั่วไปจึงอาจทำให้คู่สนทนาคิดแง่ลบไปต่าง ๆ นานาเมื่อเห็นว่าเราอ่านแล้วไม่ตอบ การไม่มีฟังก์ชั่น “อ่านแล้ว” จึงช่วยลดความกดดันที่จะต้องรีบตอบข้อความ โดยไม่ต้องกังวลว่าคู่สนทนาจะคาดหวังคำตอบจากเราหลังจากที่เราอ่านข้อความไปแล้ว และป้องกันไม่ให้เกิดความรู้สึกไม่ดีต่อการเพิกเฉยของคู่สนทนาด้วย

จุดน่าสังเกตของการไม่มีฟังก์ชั่น “อ่านแล้ว” คืออาจทำให้ฝ่ายส่งข้อความเกิดความกังวลเมื่อไม่เห็นว่าฝ่ายรับข้อความได้รับข้อความแล้วหรือยัง ในกรณีนี้แก้ได้โดยเปลี่ยนไปใช้ ฟังก์ชั่น “เพิ่มงาน (task)” ที่กล่าวไปแล้วข้างต้นที่มีวันกำหนดส่งแน่นอน เพื่อให้ฝ่ายรับข้อความรีบตอบข้อความ

และสำหรับใครที่กลัวว่าถ้าเข้าไปอ่านข้อความแล้วไม่รีบตอบ พอถึงเวลาจริง ๆ เราอาจจะลืมตอบข้อความนั้นได้ ChatWork ก็มี ฟังก์ชั่น “unread” มาไว้เพื่อการนี้โดยเฉพาะสำหรับใช้กับข้อความที่อ่านแล้ว เป็นการเตือนให้เรากลับมาตอบในภายหลังนั่นเองค่ะ

เพื่อนๆที่สนใจวิธีใช้งาน ChatWork อย่างละเอียดติดตามได้ที่บทความเรื่อง ChatWork เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ที่สตาร์ทอัพญี่ปุ่นให้การยอมรับ

บทสรุป


น่าสนใจมากเลยว่ามั้ยคะ นอกจากจะใช้ในการติดต่อสื่อสารกันระหว่างผู้ร่วมงานแล้ว ยังมีฟังก์ชั่นดี ๆ ที่ช่วยให้ไลฟ์สไตล์ในการทำงานง่ายขึ้นอีกเยอะเลยค่ะ ที่สำคัญ ChatWork ให้ความสำคัญกับการรักษาความปลอดภัยของผู้ใช้ในระดับเดียวกับธนาคาร จึงมั่นใจได้เลยในเรื่องของความปลอดภัย และไม่ต้องกังวลในการข้อมูลที่เป็นความลับ ตอนนี้เรียกได้ว่าทีมงาน ANNGLE ขาด ChatWork ไม่ได้ไปแล้วเพราะหลังจากที่ได้ใช้มาในระยะหนึ่งรู้สึกเลยว่าใช้งานได้สะดวกรวดเร็ว ติดต่อประสานงานราบรื่นไม่ว่าบนคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟน เพราะ ChatWork เปรียบเสมือนกับรวมเอาข้อดีของ LINE และ E-MAIL เข้าไว้ด้วยกัน

ในบรรดาเครื่องมือแชททั้งหมดที่เคยใช้มา ChatWork ตอบโจทย์ในการทำงานได้ดีที่สุดเลยค่ะ เพื่อนๆคนไหนสนใจลองเข้าไปสมัครใช้งานฟรีได้ด้วยการคลิกที่ปุ่มสีแดงด้านล่างนี้เลยค่ะ

ชอบบทความนี้กดไลค์ให้กำลังใจนักเขียนที่นี่ค่ะ

Written by anngle

anngle

บทความนี้นำเสนอโดยกองบรรณาธิการแองเกิ้ล เรื่องราวเกี่ยวกับญี่ปุ่นที่จะทำให้ผู้อ่านชาวไทยที่รักญี่ปุ่นได้รับทั้งสาระ เสียงหัวเราะ รอยยิ้ม และความสนุกตื่นเต้นไปพร้อมๆกัน

Comments

Leave a Reply

Loading…

Comments

comments